Istilah dalan Arsip dan Jenis-jenis
arsip
.jpg)
Berbicara
mengenai arsip, tentunya tak lepas dari istilah surat, record, dan file. Surat adalah suatu alat komunikasi
tertulis untuk menyampaikan pesan/informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Record adalah setiap catatan tertulis
atau bergambar tentang sesuatu hal atau peristiwa yang di buat untuk keperluan
pengingatan. File adalah berkas tempat penyimpanan warkat-warkat yang akan
disimpan. File,
dapat diartikan sebagai suatu lipatan karton dengan kawat penjepit ataupun
tidak memakai kawat penjepit yang dipergunakan untuk menyimpan warkat. Dengan
istilah lain adalah folder. Istilah file dalam bahasa latin disebut felun yang
artinya tali atau benang. Memang
pada jaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan mengikat kumpulan
warkat/record sehingga mudah dugunakan. Dengan demikian file merupakan
wadah/tempat/alat menyimpan arsip. Seperti map, folder, bundel, dan lain-lain.
Jenis-jenis
arsip
A.
Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan
menjadi:
(a) Arsip
dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
(b) Arsip
statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran,
atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
B.
Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan
pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
- Nilai guna primer yaitu : nilai
arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi
pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
a.
Nilai
guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
b.
Nilai
guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan
hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
c.
Nilai
guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi
dan pertanggungjawaban keuangan.
d.
Nilai
guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data ilmiah
dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
- Nilai guna sekunder yaitu :
nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan
lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta
arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:
a.
Nilai
guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut
diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
b.
Nilai
guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai
kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi
penciptanya.
C.
Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat
dibedakan atas :
a.
Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya
berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat
b.
Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua
pihak/umum. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya Menurut
tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
- Arsip
sentral, yaitu
arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang
dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
b.
Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada
yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional
Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)
c.
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap
unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip
khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
D.
Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan
atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan. Arsip asli
yaitu arsip yang memang diketik asli, bukan copian. Arsip tembusan yaitu arsip
yang disimpan oleh suatu bagian tertentu walaupun arsip tersebut tidak
ditujukan oleh bagian tersebut. arsip salinan adalah arsip yang di kopi, bukan
arsip asli.
E.
Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya,
arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip
Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan
sebagainya.
F.
Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip
terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam
hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau
keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
G.
Berdasarkan Sifat Kepentingannya
a. Arsip
penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai
hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
b. Arsip
vital, yaitu arsip yang bersifat
permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk
mahasiswa, dsb.