Peranan, Fungsi dan
Nilai Guna Arsip
Setelah mengetahui mengenai pengertian dan syarat-syarat
arsip, pada kesempatan kali ini kita akan mempelajari tentang peranan, fungsi
dan nilai guna arsip.
 |
Arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara
teratur dan sistematis pada suatu tempat tertentu dan aman. Pengelolaan
arsip di dalam sebuah organisasi haruslah tepat, karena arsip memiliki peran
yang sangat penting dalam menjaga kelangsungan dan perkembangan organisasi.
Adapun peran arsip dalam organisasi adalah sebagai berikut:
1.
Sebagai sumber ingatan
Karena arsip menyimpan berbagai informasi terkait perusahaan atau
instansi,sementara personil kantor juga memiliki keterbatasan dalam mengingat,
maka arsip dapat digunakan sebagai sumber ingatan mengenai suatu kegiatan yang
telah lalu.
2.
Sebagai sumber informasi
Arsip yang disimpan perusahaan atau instansi memuat beberapa informasi
terkait mobilitas perusahaan. Hal itu dapat digunakan oleh personil kantor
sebagai sumber informasi terpercaya dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya.
3.
Sebagai bukti otentik
Maksud dari sebagai bukti otentik disini adalah bahwasanya arsip dapat
dijadikan bukti dan dokumen pendukung atas suatu pelaksanaan tugas, atau
perkara dll. Misalnya perusahaan melakukan penelitian mengenai SDM, maka bukti
otentiknya bisa berupa kuisioner, foto-foto dll.
4.
Sebagai sumber bahan pertimbangan
pengambilan keputusan
Dalam mengambil keputusan, seorang pimpinan perusahaan tidak boleh
sembarangan. Arsip dapat dijadikan sebagai sumber bahan pertimbangan pengambilan
keputusan yang tepat oleh pimpinan, misalnya notulen.
5.
Sebagai bahan pertimbangan pengawasan
Arsip sebagai bahan pertimbangan pengawasan dimaksudkan bahwa arsip
memiliki fungsi kontrol terhadap suatu kegiatan. Misalnya perusahaan melakukan
kerjasama dengan perusahaan asing tentunya terdapat perjanjian diantara kedua
belah pihak yang dituangkan dalam MOU. Arsip (MOU) tersebut dapat digunakan
sebagai alat pembantu pengawasan terhadap kerjasama, apakah kegiatan kerjasama
berjalan dengan baik dan sesuai kesepakatan atau tidak.
6.
Sebagai bahan pertimbangan evaluasi
Arsip sebagai bahan pertimbangan evaluasi maksudnya adalah bahwasanya arsip
dapat dijadikan bahan evaluasi terhadap suatu kegiatan.
7.
Sebagai sumber bahan pertanggungjawaban
dan lain sebagainya
Arsip memiliki peran sebagai bahan pertanggungjawaban atas suatu kegiatan.
Maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan kegiatan,tentu akan menghasilkan
dokumen-dokumen berupa laporan. Hal itu bisa dijadikan bahan pertanggungjawaban
terhadap pimpinan atas kegiatan yang sudah dilakukan.
Arsip
sebagai sesuatu hal yang berperan penting dalam organisasi memiliki fungsi yang
diantaranya sebagai berikut:
1.
Fungsi dinamis
Arsip fungsi dinamis
adalah warkat yang masih dipakai secara langsung dalam kegiatan sehari-hari bagi
suatu organisasi atau dalam arti warkat masih memiliki nilai guna maupun nilai
pakai yang masih tinggi. Fungsi dinamis dibagi menjadi 2 yaitu
-
Dinamis aktif
Maksud dari fungsi arsip dinamis aktif yaitu penggunaan atau fungsi dari
pada arsip tersebut masih tinggi atau mobilitas arsip masih sering digunakan
-
Dinamis in aktif
Maksud dari fungsi arsip dinamis in aktif yaitu, fungsi dari pada arsip
sedikit berkurang, namun masih dipakai oleh organisasi
2.
Fungsi statis
Adalah warkat atau
arsip yang tidak secara langsung dipakai dalam suau organisasi. Dalam istilah
lain bahwasanya arsip ini fungsinya sudah menurun
-
Fungsi statis permanen
Artinya warkat yang
nilai pakainya turun namun nilai gunanya masih tinggi. Sebagai contoh sertifikat
tanah
-
Fungsi statis in aktif
Artinya arsip yang fungsinya baik itu nilai guna maupun nilai pakainya habis. Yang dimaksud dengan nilai guna adalah manfaat dari
arsip tersebut, sementara nilai pakai adalah frekuensi pemakaian arsip
tersebut. misalnya : undangan, jika kegiatan sudah dilaksanakan, maka surat
undangan tersebut sudah bernilai guna dan nilai pakai rendah.
Arsip
memiliki nilai guna tertentu yang dapat memperngaruhi maju mundurnya
organisasi. Adapun nilai guna arsip adalaha sebagai beriku:
1.
Nilai guna informatif
Artinya arsip atau
warkat yang bersangkutan dapat dijadikan sebagai alat bantu memberikan
penjelasan atau informasi tentang
sesuatu hal.
Contohnya: brosur, leaflet, baliho, spanduk dll
2.
Nilai guna historis (kesejarahan)
Artinya arsip atau
warkat yang bersangkutan dapat dijadikan sebagai alat bantu mengungkap
peristiwa-peristiwa yang telah lampau. Contoh : museum, candi dll
3.
Nilai guna yuridis
Artinya arsip dapat
dijadikan sebagai alat bantu pembuktian yang mempunyai kekuatan hukum.
Contohnya : ijazah, KTP,
4.
Nilai guna ilmiah
Artinya arsip dapat
dijadikan sebagai alat bantu pengembangan ilmu pengetahuan. Contoh : catatan
kuliah, skripsi yang mengambil tema mengenai arsip dan atau kearsipan.
5.
Nilai guna finansial
Arsip sebagai alat
bantu dalam melakukan transaksi. Sebagai contoh : bukti pembayaran
6.
Nilai guna administrative
Arsip sebagai alat
bantu melancarkan perkerjaan, kegiatan pokok, misalnya notulen.
7.
Nilai guna organisatoris
Yaitu arsip sebagai
alat bantu kelancaran kerja organisasi contoh: struktur organisasi, ID card dll
8.
Nilai guna politik
Yaitu arsip sebagai
alat bantu melancarkan aktivitas-aktivitas politik contoh: metode, trik, kiat,
strategi, formasi dalam mekanisme kerja.