Pengertian
Arsip dan Syarat-syarat Arsip
Sekretaris dan tenaga administrasi
memiliki peran yang sangat penting dalam menjalankan tugas yang ada di
perusahaan. Berbagai pekerjaan mengenai keadmistrasian dan kesekretariatan
merupakan hal penting dalam kelangsungan hidup organisasi. Salah satu hal yang
juga penting dalam organisasi adalah pengelolaan sistem kearsipan. Seorang
arsiparis (orang yang mengelola arsip/warkat) harus terampil dan berkompeten dalam melakukan tata
kelola warkat yang baik dan sesuai dengan aturan serta standar operasional
prosedur yang berlaku. Namun sebelum kita belajar lebih jauh mengenai sistem
pengelolaan arsip, terlebih dahulu kita belajar mengenai pengertian arsip.
Secara
etimologis atau asal kata, arsip berasal dari
1.
Bahasa Yunani (Greek) yaitu “Arche” yang berarti permulaan kemudian
berkembang menjadi “To Archia” yang
berarti jabatan, fungsi, dokumen kemudian menjadi “Archeon” yang berarti gedung pemerintahan. Kemudian dalam bahasa
latin yaitu “archivum” yang berarti
peti tempat menyimpan. (Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI,
hal 2).
2.
Dalam bahasa Belanda yaitu archief yang dalam arti sempitnya adalah
warkat namun arti lainnya adalah tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan
arsip : bahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, akte, daftar, dokumen,
dan peta (Atmosudirjo : 1982).
3.
Dalam bahasa Inggris yaitu “archieve” yang berarti warkat
4.
Sementara dalam bahasa Indonesia dikenal
istilah warkat dan arsip yang berarti kumpulan warkat.
Berdasarkan
asal kata, dapat diambil kesimpulan bahwa terdapat dua kata penting dalam
pengertian ini, yakni warkat dan arsip. Kedua kata tersebut memiliki makna yang
berbeda. Warkat merupakan catatan tertulis, tergambar, terekam dan lain
sebagainya yang sengaja dibuat oleh manusia untuk membantu ingatan. Sementara
arsip adalah kumpulan dari warkat yang disimpan secara teratur dan sistematis
pada suatu tempat tertentu dan aman.
Pengertian
Arsip menurut para ahli
1.
Menurut UU No.7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh lembaga pemerintah, swasta maupun perorangan dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan
2.
The Georgia Archeves (2004) menyebutkan
bahwa arsip dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas,
surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola perpustakaan), microfilm,
magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat atau
diterima menurut undang–undang.
3.
Menurut International Standars
Organization (ISO), arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk,
termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh
organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti
aktivitas (ISO/DIS15489).
4.
Menurut Deserno dan Kynaston (2005)
arsip adalah dokumen dalam media yang mempunyai nilai historis atau hukum
sehingga disimpan secara permanen.
Kesimpulan
Berdasarkan
beberapa pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan
informasi yang terkandung dalam berbagai bentuk berkas (lembaran kertas), file
elektronik, maupun bentuk lain yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh
organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan. Atau
arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur dan sistematis pada
suatu tempat tertentu dan aman.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat diambil beberapa
kata kunci dari arsip, yakni
a.
Teratur,
maksudnya adalah warkat atau arsip yang disimpan disimpan menurut aturan
tertentu
b.
Sistematis,
maksudnya adalah arsip disimpan berdasarkan urutan logis atau sistematis.
Dengan disimpan secara logis dan sistematis memudahkan arsiparis dalam
menyimpan, dan menemukan kembali arsip yang telah disimpan.
c.
Tempat
tertentu, maksudnya adalah arsip disimpan di dalam tempat yang khusus dan
pasti. Jangan sampai arsip bercampur dengan dokumen-dokumen lainnya yang belum
siap untuk diarsipkan. Simpan arsip dalam tempat yang penerangannya cukup,
tidak terlalu lembab. Sementara maksud dari penyimpanan yang pasti adalah
peletakan arsip disesuaikan dengan tempatnya. Misalnya arsip A yang harusnya
ditempatkan pada laci pemesanan jangan sampai disimpan di laci pemesanan.
d.
Aman,
artinya dalam pengelolaan arsip jangan sampai terganggu atau mengganggu
kegiatan lain dalam perusahaan tersebut.
Lembaran-lembaran
kertas, file elektronik dan lain sebagainya dapat dikatakan sebagai arsip
apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1.
Merupakan kumpulan warkat
Warkat-warkat yang
terhimpun secara sengaja di buat oleh manusia untuk membantu ingatan.
2.
Disimpan menurut sistem tertentu
Arsip-arsip disimpan
menurut urutan logis. Dalam hal ini terdapat 5 sistem penyimpanan arsip yaitu:
a.
Sistem Abjad (Alfabetic System)
Artinya penyimpanan dan
penataan arsip didasarkan pada urutan nama-nama dari subjek arsip. Misalnya
menggunakan nama perusahaan atau instanti
b.
Sistem Wilayah (Geographic System)
Artinya penyimpanan dan
penataan arsip didasarkan pada asal wilayah atau alamat yang tertulis/terurai
pada arsip. Misalnya dari Surabaya, Yogyakarta dll
c.
Sistem Nomor (Numberic System)
Artinya penyimpanan dan
penataan arsip didasarkan pada urutan nomor yang tertulis pada arsip tersebut.
Atau menggunakan sistem yang telah dibuat dan dikenal dengan sistem DDC
d.
Sistem Tanggal (Chronological System)
Yaitu penyimpanan dan
penataan arsip didasarkan pada urutan tanggal yang tertulis pada arsip
tersebut. Sistem ini
e.
Sistem Subjek (Subject System)
Yaitu penyimpanan dan
penataan arsip didasarkan pada pokok soal yang tertera dalam surat atau warat
atau arsip. Sebagai contoh pokok soal atau hal pesanan, pembayaran, tagihan dan
lain-lain.
3.
Mempunyai nilai kegunaan
Maksud dari nilai
kegunaan disini adalah setiap warkat-warkat yang terhimpun dan tersusun dengan
baik mempunyai nilai kegunaan atau
manfaat yang
sangat penting, antara lain sebagai bahan informasi. Selain itu arsip juga memiliki nilai pakai yang berarti
frekuensi pemakaian arsip tersebut.
4.
Saat diperlukan cepat dan tepat
ditemukan
Arsip dikatakan baik
apabila cepat dan tepat dalam menemukan kembali. Oleh karena itu dalam
penyimpanan warkat dan arsip harus sesuai dengan urutan logis dan sistematis. Selain itu dengan menyimpan secara logis dan sistematis
akan memudahkan arsiparis dalam meyimpan.