Mengelola Sistem Kearsipan #3 Istilah dan Jenis Arsip

Istilah dalan Arsip dan Jenis-jenis arsip

Berbicara mengenai arsip, tentunya tak lepas dari istilah surat, record, dan file. Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan/informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Record adalah setiap catatan tertulis atau bergambar tentang sesuatu hal atau peristiwa yang di buat untuk keperluan pengingatan. File adalah berkas tempat penyimpanan warkat-warkat yang akan disimpan. File, dapat diartikan sebagai suatu lipatan karton dengan kawat penjepit ataupun tidak memakai kawat penjepit yang dipergunakan untuk menyimpan warkat. Dengan istilah lain adalah folder. Istilah file dalam bahasa latin disebut felun yang artinya tali atau benang. Memang pada jaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan mengikat kumpulan warkat/record sehingga mudah dugunakan. Dengan demikian file merupakan wadah/tempat/alat menyimpan arsip. Seperti map, folder, bundel, dan lain-lain.

Jenis-jenis arsip

A.           Berdasarkan Fungsi

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam  perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

B.            Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

1. Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi: 

a.         Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. 

b.         Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

c.         Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

d.        Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu :  arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

2. Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:

a.         Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

b.         Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya. 

C.            Berdasarkan sifat

Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

a.         Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat

b.        Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

1. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

b.         Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)

c.          Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

D.           Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan. Arsip asli yaitu arsip yang memang diketik asli, bukan copian. Arsip tembusan yaitu arsip yang disimpan oleh suatu bagian tertentu walaupun arsip tersebut tidak ditujukan oleh bagian tersebut. arsip salinan adalah arsip yang di kopi, bukan arsip asli.

E.            Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

F.             Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

G.           Berdasarkan Sifat Kepentingannya

a.       Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.

b.      Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

Mengelola Sistem Kearsipan #2 Peranan, Funfsi dan Nilai Guna Arsip

Peranan, Fungsi dan Nilai Guna Arsip

Setelah mengetahui mengenai pengertian dan syarat-syarat arsip, pada kesempatan kali ini kita akan mempelajari tentang peranan, fungsi dan nilai guna arsip.

Arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara teratur dan sistematis pada suatu tempat tertentu dan aman. Pengelolaan arsip di dalam sebuah organisasi haruslah tepat, karena arsip memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga kelangsungan dan perkembangan organisasi. Adapun peran arsip dalam organisasi adalah sebagai berikut:

1.             Sebagai sumber ingatan

Karena arsip menyimpan berbagai informasi terkait perusahaan atau instansi,sementara personil kantor juga memiliki keterbatasan dalam mengingat, maka arsip dapat digunakan sebagai sumber ingatan mengenai suatu kegiatan yang telah lalu.

2.             Sebagai sumber informasi

Arsip yang disimpan perusahaan atau instansi memuat beberapa informasi terkait mobilitas perusahaan. Hal itu dapat digunakan oleh personil kantor sebagai sumber informasi terpercaya dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya.

3.             Sebagai bukti otentik

Maksud dari sebagai bukti otentik disini adalah bahwasanya arsip dapat dijadikan bukti dan dokumen pendukung atas suatu pelaksanaan tugas, atau perkara dll. Misalnya perusahaan melakukan penelitian mengenai SDM, maka bukti otentiknya bisa berupa kuisioner, foto-foto dll.

4.             Sebagai sumber bahan pertimbangan pengambilan keputusan

Dalam mengambil keputusan, seorang pimpinan perusahaan tidak boleh sembarangan. Arsip dapat dijadikan sebagai sumber bahan pertimbangan pengambilan keputusan yang tepat oleh pimpinan, misalnya notulen.

5.             Sebagai bahan pertimbangan pengawasan

Arsip sebagai bahan pertimbangan pengawasan dimaksudkan bahwa arsip memiliki fungsi kontrol terhadap suatu kegiatan. Misalnya perusahaan melakukan kerjasama dengan perusahaan asing tentunya terdapat perjanjian diantara kedua belah pihak yang dituangkan dalam MOU. Arsip (MOU) tersebut dapat digunakan sebagai alat pembantu pengawasan terhadap kerjasama, apakah kegiatan kerjasama berjalan dengan baik dan sesuai kesepakatan atau tidak.

6.             Sebagai bahan pertimbangan evaluasi

Arsip sebagai bahan pertimbangan evaluasi maksudnya adalah bahwasanya arsip dapat dijadikan bahan evaluasi terhadap suatu kegiatan.

7.             Sebagai sumber bahan pertanggungjawaban dan lain sebagainya

Arsip memiliki peran sebagai bahan pertanggungjawaban atas suatu kegiatan. Maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan kegiatan,tentu akan menghasilkan dokumen-dokumen berupa laporan. Hal itu bisa dijadikan bahan pertanggungjawaban terhadap pimpinan atas kegiatan yang sudah dilakukan.

Arsip sebagai sesuatu hal yang berperan penting dalam organisasi memiliki fungsi yang diantaranya sebagai berikut:

1.             Fungsi dinamis

Arsip fungsi dinamis adalah warkat yang masih dipakai secara langsung dalam kegiatan sehari-hari bagi suatu organisasi atau dalam arti warkat masih memiliki nilai guna maupun nilai pakai yang masih tinggi. Fungsi dinamis dibagi menjadi 2 yaitu

-          Dinamis aktif

Maksud dari fungsi arsip dinamis aktif yaitu penggunaan atau fungsi dari pada arsip tersebut masih tinggi atau mobilitas arsip masih sering digunakan

-          Dinamis in aktif

Maksud dari fungsi arsip dinamis in aktif yaitu, fungsi dari pada arsip sedikit berkurang, namun masih dipakai oleh organisasi

2.             Fungsi statis

Adalah warkat atau arsip yang tidak secara langsung dipakai dalam suau organisasi. Dalam istilah lain bahwasanya arsip ini fungsinya sudah menurun

-          Fungsi statis permanen

Artinya warkat yang nilai pakainya turun namun nilai gunanya masih tinggi. Sebagai contoh sertifikat tanah

-          Fungsi statis in aktif

Artinya arsip yang fungsinya baik itu nilai guna maupun nilai pakainya habis. Yang dimaksud dengan nilai guna adalah manfaat dari arsip tersebut, sementara nilai pakai adalah frekuensi pemakaian arsip tersebut. misalnya : undangan, jika kegiatan sudah dilaksanakan, maka surat undangan tersebut sudah bernilai guna dan nilai pakai rendah.

Arsip memiliki nilai guna tertentu yang dapat memperngaruhi maju mundurnya organisasi. Adapun nilai guna arsip adalaha sebagai beriku:

1.             Nilai guna informatif

Artinya arsip atau warkat yang bersangkutan dapat dijadikan sebagai alat bantu memberikan penjelasan atau informasi tentang sesuatu hal. Contohnya: brosur, leaflet, baliho, spanduk dll

2.             Nilai guna historis (kesejarahan)

Artinya arsip atau warkat yang bersangkutan dapat dijadikan sebagai alat bantu mengungkap peristiwa-peristiwa yang telah lampau. Contoh : museum, candi dll

3.             Nilai guna yuridis

Artinya arsip dapat dijadikan sebagai alat bantu pembuktian yang mempunyai kekuatan hukum. Contohnya : ijazah, KTP,

4.             Nilai guna ilmiah

Artinya arsip dapat dijadikan sebagai alat bantu pengembangan ilmu pengetahuan. Contoh : catatan kuliah, skripsi yang mengambil tema mengenai arsip dan atau kearsipan.

5.             Nilai guna finansial

Arsip sebagai alat bantu dalam melakukan transaksi. Sebagai contoh : bukti pembayaran

6.             Nilai guna administrative

Arsip sebagai alat bantu melancarkan perkerjaan, kegiatan pokok, misalnya notulen.

7.             Nilai guna organisatoris

Yaitu arsip sebagai alat bantu kelancaran kerja organisasi contoh: struktur organisasi, ID card dll

8.             Nilai guna politik

Yaitu arsip sebagai alat bantu melancarkan aktivitas-aktivitas politik contoh: metode, trik, kiat, strategi, formasi dalam mekanisme kerja.

Mengelola Sistem Kearsipan #1 Pengertian dan Syarat Arsip

Pengertian Arsip dan Syarat-syarat Arsip

Sekretaris dan tenaga administrasi memiliki peran yang sangat penting dalam menjalankan tugas yang ada di perusahaan. Berbagai pekerjaan mengenai keadmistrasian dan kesekretariatan merupakan hal penting dalam kelangsungan hidup organisasi. Salah satu hal yang juga penting dalam organisasi adalah pengelolaan sistem kearsipan. Seorang arsiparis (orang yang mengelola arsip/warkat) harus terampil dan berkompeten dalam melakukan tata kelola warkat yang baik dan sesuai dengan aturan serta standar operasional prosedur yang berlaku. Namun sebelum kita belajar lebih jauh mengenai sistem pengelolaan arsip, terlebih dahulu kita belajar mengenai pengertian arsip.

Secara etimologis atau asal kata, arsip berasal dari 

1.             Bahasa Yunani (Greek) yaitu “Arche” yang berarti permulaan kemudian berkembang menjadi “To Archia” yang berarti jabatan, fungsi, dokumen kemudian menjadi “Archeon” yang berarti gedung pemerintahan. Kemudian dalam bahasa latin yaitu “archivum” yang berarti peti tempat menyimpan. (Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal 2).

2.             Dalam bahasa Belanda yaitu archief yang dalam arti sempitnya adalah warkat namun arti lainnya adalah tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta (Atmosudirjo : 1982).

3.             Dalam bahasa Inggris yaitu “archieve” yang berarti warkat

4.             Sementara dalam bahasa Indonesia dikenal istilah warkat dan arsip yang berarti kumpulan warkat.

Berdasarkan asal kata, dapat diambil kesimpulan bahwa terdapat dua kata penting dalam pengertian ini, yakni warkat dan arsip. Kedua kata tersebut memiliki makna yang berbeda. Warkat merupakan catatan tertulis, tergambar, terekam dan lain sebagainya yang sengaja dibuat oleh manusia untuk membantu ingatan. Sementara arsip adalah kumpulan dari warkat yang disimpan secara teratur dan sistematis pada suatu tempat tertentu dan aman.

Pengertian Arsip menurut para ahli

1.             Menurut UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintah, swasta maupun perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan

2.             The Georgia Archeves (2004) menyebutkan bahwa arsip dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat atau diterima menurut undang–undang.

3.             Menurut International Standars Organization (ISO), arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas (ISO/DIS15489).

4.             Menurut Deserno dan Kynaston (2005) arsip adalah dokumen dalam media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

Kesimpulan

Berdasarkan beberapa pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan informasi yang terkandung dalam berbagai bentuk berkas (lembaran kertas), file elektronik, maupun bentuk lain yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan. Atau arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur dan sistematis pada suatu tempat tertentu dan aman.

Berdasarkan pengertian di atas, dapat diambil beberapa kata kunci dari arsip, yakni

a.              Teratur, maksudnya adalah warkat atau arsip yang disimpan disimpan menurut aturan tertentu

b.             Sistematis, maksudnya adalah arsip disimpan berdasarkan urutan logis atau sistematis. Dengan disimpan secara logis dan sistematis memudahkan arsiparis dalam menyimpan, dan menemukan kembali arsip yang telah disimpan.

c.              Tempat tertentu, maksudnya adalah arsip disimpan di dalam tempat yang khusus dan pasti. Jangan sampai arsip bercampur dengan dokumen-dokumen lainnya yang belum siap untuk diarsipkan. Simpan arsip dalam tempat yang penerangannya cukup, tidak terlalu lembab. Sementara maksud dari penyimpanan yang pasti adalah peletakan arsip disesuaikan dengan tempatnya. Misalnya arsip A yang harusnya ditempatkan pada laci pemesanan jangan sampai disimpan di laci pemesanan.

d.             Aman, artinya dalam pengelolaan arsip jangan sampai terganggu atau mengganggu kegiatan lain dalam perusahaan tersebut.

Lembaran-lembaran kertas, file elektronik dan lain sebagainya dapat dikatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.             Merupakan kumpulan warkat

Warkat-warkat yang terhimpun secara sengaja di buat oleh manusia untuk membantu ingatan.

2.             Disimpan menurut sistem tertentu

Arsip-arsip disimpan menurut urutan logis. Dalam hal ini terdapat 5 sistem penyimpanan arsip yaitu:

a.       Sistem Abjad (Alfabetic System)

Artinya penyimpanan dan penataan arsip didasarkan pada urutan nama-nama dari subjek arsip. Misalnya menggunakan nama perusahaan atau instanti

b.      Sistem Wilayah (Geographic System)

Artinya penyimpanan dan penataan arsip didasarkan pada asal wilayah atau alamat yang tertulis/terurai pada arsip. Misalnya dari Surabaya, Yogyakarta dll

c.       Sistem Nomor (Numberic System)

Artinya penyimpanan dan penataan arsip didasarkan pada urutan nomor yang tertulis pada arsip tersebut. Atau menggunakan sistem yang telah dibuat dan dikenal dengan sistem DDC

d.      Sistem Tanggal (Chronological System)

Yaitu penyimpanan dan penataan arsip didasarkan pada urutan tanggal yang tertulis pada arsip tersebut. Sistem ini

e.       Sistem Subjek (Subject System)

Yaitu penyimpanan dan penataan arsip didasarkan pada pokok soal yang tertera dalam surat atau warat atau arsip. Sebagai contoh pokok soal atau hal pesanan, pembayaran, tagihan dan lain-lain.

3.             Mempunyai nilai kegunaan

Maksud dari nilai kegunaan disini adalah setiap warkat-warkat yang terhimpun dan tersusun dengan baik mempunyai nilai kegunaan atau manfaat yang sangat penting, antara lain sebagai bahan informasi. Selain itu arsip juga memiliki nilai pakai yang berarti frekuensi pemakaian arsip tersebut.

4.             Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

Arsip dikatakan baik apabila cepat dan tepat dalam menemukan kembali. Oleh karena itu dalam penyimpanan warkat dan arsip harus sesuai dengan urutan logis dan sistematis. Selain itu dengan menyimpan secara logis dan sistematis akan memudahkan arsiparis dalam meyimpan.