Tata Cara Menerima Tamu
Seorang sekretaris memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi. seorang sekretaris sebagai salah satu duta dari sebuah perusahaan harus mampu mengerjakan pekerjaan seperti korespondensi, mengatur agenda pimpinan, mengatur jadwal perjalanan pimpinan, menerima tamu dan yang tak kalah penting adalah menerima tamu pimpinan.
pada kesempatan kali ini, saya akan mengulas mengenai tatacara penerimaan tamu. hal-hal yang perlu dilakukan seorang sekretaris dalam melayani tamu pimpinan adalah:
- Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa. Jangan lupa untuk selalu tersenyum ketika tamu itu datang. berikan sambutan yang hangat.
- Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara ‘melantur’. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah namun bijak.
- Bila tamu ingin bertemu dengan pimpinan tetapi pimpinan tidak ada di tempat, sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada pimpinan. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap pimpinan. Kemudian sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.
- Bila pimpinan ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada pimpinan.
- Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah.
- Setelah itu hubungi pimpinan anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan pimpinan.
- Jika pimpinan bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan pimpinan. Karena sebagai tamu tentunya ia belum ‘familiar’ dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke kantor anda.
Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan ‘image’ perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga lain yang berkepentingan dengan perusahaan.
Selain itu, ketika menerima tamu pimpinan seorang sekretaris tidak diperkenankan untuk :
- berdandan ketika menerima tamu
- asik bertelepon saat ada tamu yang sedang menunggu pimpinan
- bersenda gurau dengan tamu yang lain atau dengan rekan kerja
- acuh terhadap tamu
- makan atau minum ketika melayani tamu
- berbicara tidak sopan terhadap tamu dan lain sebagainya